שבעת ההרגלים של ועדי בית אפקטיביים במיוחד

מאת שיין קלין

הספר "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד" הנו רב מכר גדול שמכר מליוני עותקים ברחבי העולם. כתב אותו אחד בשם סטיבן קובי המנוח, ואומנם,נכון שישנם היצע גדול של ספרי עזרה עצמית ורובם הגדול כותב הרבה על לא מאומה, ספרו של קובי משאיר אבק לשאר ספרי ההבלים עקב היותו של קובי עצמו, פרופסור עם תואר מאוניברסיטת הרוורד היוקרתית, ושיטתו אפקטיבית לעילא. 

בספרו מניח קובי את היסודות לניהול עצמי נכון לשם ניצול מיטב האפקטיביות שלנו(הן בתוכינו והן מחוצה לנו), וכפרפרזה לשבעת ההרגלים של אנשים...נאמץ את המונח לשבעת ההרגלים של ועדי בית...משום ששיין קלין ניקיון ואחזקה מאמינה באפקטיביות ויעילות ויצירת ערך מוסף ללקוח,ערך שאומץ משיטתו של קובי.

אז קדימה, בואו נעבור על ההרגלים ונהיה אפקטיבים במיוחד,למען עצמינו ,למעניכם ו-הדיירים!

היה פרואקטיבי

בבואנו לנהל את ועד הבית עלינו ליטול יוזמה ולגרום להתרחשותם של דברים. בניגוד להתנהגות פסיבית או ריאקטיבית, בהם אנשי הועד מגיבים לבעיות, אנשים פרואקטיביים גורמים לדברים לזוז. הם בודקים את הפעילות היומיומית, הם מפקחים על העבודה הנעשית במתחם מגוריהם, הם מונעים בעיות יומיומיות ובעיות שעלולות לצוץ עקב אי אחזקה שוטפת. הם לא מחכים להגיב לבעיות,הם מונעים אותם, אז אם אתה לא רוצה שאנשים אחרים או בעיות יפעילו אותך,פעל בעצמך!

צפה את הסוף מראש

עלינו להיות התסריטאים הראשיים של תוכנית ביצוע מסוימת, ולעשות דברים בדרך הנכונה.ניקח לדוגמא ספק בנייה, במידה והועד רוצה לוודא אם הקבלן יעמוד בהתחייבויות שלו,אין מספיק בהמלצות,משום שהמלצות הן לרוב שבריריות ותלויות בזמן מסוים בחייו של עסק. עסק שאתמול היה טוב,לא בהכרח יהיה היום טוב. מחובתו של הועד לבדוק קודם כל אם יש לקבלן 2 דברים: תביעות משפטיות ותיקים בהוצאה לפועל. במידה ויש לקבלן מספר תביעות משפטיות, והוא חייב כספים והוצאה לפועל עיקלה לו נכסים, או שיש לו תקים בהוצאה לפועל,אמור דבר זה להדליק נורה אדומה ואין להתעסק בשום פנים ואופן עם קבלן זה משום שאין הוא יוכל לסיים את עבודתו(אפילו אם הוא נחמד,או בעל ידי זהב)והוא לא יוכל לעמוד בהתחייבותו.

קבע לך סדר קדימויות

לכל פעולה או מטלה שיש לעשותה נקבע סדר קדימויות מהחשוב לפחות חשוב על פי המטריצה הבאה:

	דחוף	לא דחוף
חשוב	משברים בעיות דוחקות מיזמים המחייבים עמידה בלוח זמנים	מניעת בעיות בניית מערכות יחסים
לא חשוב	הפרעות שיחות טלפון תלונות נפוצות מדיירים	פעילות שאינה תורמת לאיכות המבנה בזבוזי זמן שיחות טלפון מיותרות התעסקות בזוטות

ניקח לדגומא מעלית שהפסיקה לעבוד, זהו משבר דחוף וחשוב שיש לטפל בו במידית, ומנגד ניקח דוגמא טיפול תקופתי במעלית שזהו עניין לא דחוף אך חשוב שיש לפקח ולטפל בו.

דיירת שמתלוננת שלא מנקים לה את הקומה שלה, זהו עניין דחוף אך לא חשוב ובסדר הקדימויות הוא יופיע לאחר טיפול בתקלה במעלת, ואפילו לאחר טיפול תקופתי במעלית.

ענייני זוטת של עניינים לא דחופים ולא חשובים הם לדוגמא מריבות עם ספקים, מריבות עם דיירים,התעסקות בטפל ולא בעיקר, והעיקר הוא איכות חיים של כלל הדיירים בבניין.

ניצחון ציבורי

כשאנחנו מנהלים מבנה אין לשכוח שאנו מתעסקים בראש וראשונה עם אנשים, ועם הרגשות של אנשים. רגשות טינה ואיבה יכולים לצוץ בקלות רבה בין שכנים, כשאת הרוב ניתן היה למנוע באמצעות הגישה הנכונה. אנו צריכים להבין את הזולת, ולהבין את המניעים לפעולות של אותו שכן סורר. במידה ונבין את המניעים נוכל לטפל בלב הבעיה. גילויים של חוסר נימוס,קשיחות לב, חוסר כבוד-מובילים לבעיות ו"מלחמות" שיכולות להימשך שנים.

על כן בהתנהלות האישית שלנו עלינו להפגין יושר אישי, עמידה בהתחייבויות, הבהרת ציפיות ואף התנצלות כשאנו טועים.

ניתן דוגמא למקרה שקרה: ועד בית האשים דיירת בטפטוף משקית האשפה שלה לאורך כל הבניין עד לפח האשפה-אך אותה דיירת שהוא האשים לא עשתה זאת כלל! אך הוא עדיין האשים אותה, ועד היום ישנה התנכלות הדדית בניהם על דבר כה פעוט ומטופש, דבר שהיה נמנע בעזרת חשיבת "ניצחון ציבורי".

חשוב: אני מנצח,אתה מנצח

לרוב, באינטרקציה בין אנשים מנסים שני הצדדים לאמוד את יחסי הכוחות בינהם. דבר שמוביל לחשיבת מי יותר חזק, מי יותר חכם, למי יש יותר כח וכ'ו.. חשיבה כזו בהכרח תוביל להפסד אחד הצדדים. חשיבת Win Win הינה החשיבה המעשית יותר. ניקח לדוגמא ועד בית המחפש את ספק הניקיון הזול ביותר. ובסופו של דבר נתן ספק הניקיון מחיר זול במיוחד כדי להשיג את הבניין, אך בהמשך הוא רואה שזה לא משתלם לו כלכלית, והועד עצמו בא בעוד ועוד דרישות, וכך מתחילה לה "מלחמה קרה" בין השניים. הועד חושב שהספק אינו עומד בהתחייבות שלו, ומנגד הספק חושב שהועד דורש יותר מדי ממה שהוא משלם בפועל. יחסים כאלה, לרוב, אינם יחסי טווח ארוך, והיו יכולים להימנע במידה והועד היה מציע הצעה שלא "דופקת" את הספק, והספק היה יכול להמשיך שנים על גבי שנים, תוך הענות לכל גחמה של הועד.

בקש להבין תחילה...ואחר כך להיות מובן

נכון,נכון, אנו חיים בישראל ועיקרון זה קשה מאוד ליישום, אך אם נשתמש באמפטיה, וננסה להבין את המניעים של האחר נוכל לפתור בעיות רבות. לדוגמא, דייר בבניין לא שילם דמי ועד כמה חודשים, למרות התראותיו של הועד, ועצביו של הועד, אך בירור מעמיק יותר גילה שחברתו של הדייר התאבדה והוא היה שקוע בדיכאון רב. במידה והועד היה יודע זאת, היה יכול לגלות יותר אמפטיה ולהתכונן לתזרים מזומנים שלילי.

חפש דרך לסינרגיה

בפשטות, סינרגיה פרושה, שהשלם גדול יותר מסכום חלקיו. פעולה סינרגית בין שני גורמים או יותר,תיתן בהכרח תוצאה טובה יותר מאילולא כל אחד היה עובד בנפרד. דוגמאות לכך הן שיתוף פעולה בין הגנן למנקה, או השגת שיתוף פעולה של כל הדיירים למען נושא משותף כמו התקנת גדר להרחקת יונים במסתורי כביסה, הרי כל דייר בנפרד יכול לעשות זאת למסתור כביסה שלו, אך אם ניקח הצעת מחיר לגדר לכל ומכל הדיירים המחיר יהיה נמוך משמעותית משכל דייר יעשה זאת בנפרד.

שפר את יכולתך האישית

הועד צריך להתייחס אל עצמו כאל חברה לכל דבר. הרי סכומי הכסף אותם הוא מנהל יכולים להגיע לעשרות ולמאות אלפי שקלים בשנה. וחברה אמיתית צריכה להתייחס לעצמה כאל ארגון לומד- להיות מעורה בהתפתחויות האחרונות, לשפר את התהליכים, את היכולות שלה ולשאוף לשיפור תמידי, וכך גם איש הועד הבודד במערכה, צריך להתייחס אל עצמו- הוא צריך ללמוד איך לשפר את הגבייה, איך למנוע בעיות עתידיות אלו טכנולוגיות חדשות עומדות בפניו, כיצד לסנן ספקים, כיצד לתכנן את השנה, כיצד לנהל משא ומתן ועוד הרבה. במידה והוא לא ילמד ולא ישתפר, אזי התועלת של הדיירים תהיה פחותה והמבנה בניהולו יהיה ירוד.

ליישום שבעת הרגלים אפקטיבים במיוחד על הבניין שלך,חייג לשיין קלין 0547613192  או שלח לנו מייל shineclean2015@gmail.com